مدیریت؛ نقشِ زمان

پس از انشتین بود که زمان را بعد چهارم خواندند. پیش از آن انسان‌ها و دانشمندان تنها سه بعد فیزیکی برای دنیا قایل بودند. این بعد تازه درک شده چه طور بر زندگی ما در طول یک قرن گذشته تاثیر گذاشته است و چه طور می توان در آن حرکت کرد.

 

حرکت در زمان

اگر زمان را مانند سه بعد دیگر در نظر بگیریم آیا باید انتظار داشته باشیم که بتوانیم در آن عقب و جلو برویم؟

شاید بتوان در آینده این کار را انجام داد اما در حال حاظر و در بحث مدیریت این امر موضوعیت ندارد. در مدیریت ما تمرکزمان را بر آن چه در اختیار داریم یا می‌توانیم در اختیار داشته باشیم می‌گذاریم و براساس داستان‌های علمی تخیلی تصمیم گیری نمی‌کنیم.

اگر امکان سفر در زمان برای این پروژه‌ای که در اختیار داریم وجود داشت آن وقت پاسخ به این سوال از دیدگاه مدیریت هم می‌توانست معنا داشته باشد.

یک مدیر باید در زمان حرکت کند، اما نه مانند فیلم‌های تخیلی. 

استفاده از دانشی که در گذشته به دست آمده‌است می‌تواند مسیر را برای نگاهی کوتاه به آینده هموار کند. یک از سرمایه‌های کلیدی هر شرکتی مستنداتی است که می‌تواند براساس آن به دانش و تجربه‌هایی که در گذر زمان کسب کرده رجوع کند و با کمک آن تصمیمات امروز و فردا را مطمئن‌تر و محکم‌تر بگیرد.

 

زمان‌بندی در کارها

روزگاری زمان واحدهای بزرگتری از ثانیه داشت. دو کشاورز که می‌خواستند برای برداشت محصول به زمین‌شان سر بزنند قرارشان را “صبح الی الطلوع” می‌گذاشتند. اما الان در زندگی عادی صحبت از دقیقه و ثانیه است. 

روزگاری اختلاف رسیدن کشتی محموله‌ی شما ممکن بود به چند روز برسد. الان هر روز تاخیر خسارت‌های اساسی به بار می‌آورد.

به همین خاطر است که در هر سازمان و حتی در زندگی شخصی توانایی زمان‌بندی مناسب و دقیق اهمیت بسیاری پیدا کرده و خوشبختانه ابزارهای لازم هم با شکل گیری این نیاز ساخته شده‌اند.

 

چه‌طور زمان را به کنترل خود در بیاوریم

متدها و روش‌ها برای مدیریت زمان متفاوت و متنوع اند.

اولین قدم در این کار ثبت کارهاست. لیستی از کارهایی که باید انجام شود تهیه کنید. این کار را می‌توان با یک تکه کاغذ و یک مداد انجام داد؛ یا با یک گوشی همراه و اپ های یادداشت برداری یا اپ های تهیه لیست.

قدم دوم اولویت‌بندی این کارهاست. فهم این که چه کارهایی مهم‌تر یا پیش نیاز دیگر کارها هستند کاری فکری است. شما باید این دانش را داشته باشید که برای هدفی که در نظر دارید چه کارهایی و با چه توالی باید انجام شوند. پس باید لیستی را که در قدم اول آماده کردید به ترتیب اولویتشان مرتب کنید.

قدم سوم مشخص کردن روز و ساعت انجام آن کار، مدت زمانی که آن کار طول می‌کشد، و زمان نهایی انجام کار است. هیچ کاری آن طور که باید انجام نمی‌شود مگر این‌که یک زمان نهایی برایش در نظر گرفته باشید. زمان نهایی را همیشه با کمی خساست تعیین کنید. استفاده از تقویم برای مدیریت زمان‌بندی حیاتی است. خوشبختانه تکنولوژی این کار را خیلی راحت کرده. نرم افزارها و اپ های زیادی برای این کار وجود دارند که می‌توانید به رایگان از آن‌ها بهره ببرید.

قدم چهارم بررسی و زمان بندی مجدد کارهاست. آیا کارها آن‌طور که باید پیش رفته‌اند؟ معمولا جابه‌جا شدن یک کار و یا به تاخیر افتادن آن بر فعالیت های دیگر هم تاثیر می‌گذارد. پس بهتر است همیشه یک چشم‌تان به اولویت‌ها و زمانبندی ها باشد.

 

زمان‌بندی؛ یک فرآیند بی‌انتها

یک مدیر هیچ وقت از انجام دادن این مسئولیت خلاص نمی‌شود. ممکن است که شما دستیارهای زبده و متخصصان برنامه‌ریزی را هم در کنار خود داشته باشید ولی بدانید که هیچ‌وقت نمی‌توانید از زیر آن شانه خالی کنید. پس بهتر است برای ماهر شدن در آن تلاش کنید و آن را به عنوان بخشی جدا نشدنی از مسئولیت‌تان با آغوش باز بپذیرید.

 

ارسال یک دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.