چطور روندها را بهینه کنیم

سازمان ها، گروه ها و شرکت ها همگی براین انجام کارها و وظایف روندهایی دارند. این روندها ممکن است مکتوب یا شفاهی باشند. روندها را می توان بهینه کرد. این بهینه سازی روندها یکی از چالش های مدیریتی به شمار می آید. افراد مختلفی در انجام کارها مشارکت دارند یا تحت تاثیر آن قرار می گیرند که شرایط و پیچیدگی های خاصی را با خودشان وارد کارها می کنند.

روند (process) چیست؟

به زبان ساده روند، همان نحوه ی انجام کار است و مشخص می کند که اولویت انجام کارها به چه صورت است، چه کسانی قسمت های مختلف آن را برعهده دارند و هر قسمت در چه زمان هایی باید انجام شده باشند.
روندها به دو صورت مکتوب و شفاهی وجود دارند.

مکتوب یا شفاهی، کدام یک بهتر است؟

شما به عنوان یک مدیر موظفید که برای هر اقدامتان دلایل موجه و منطقی داشته باشید. مکتوب کردن روندها هم یکی از این اقدامات است. ثبت روندها اگرچه زمانبر و هزینه بر است اما مزایایی هم دارد. با این حال ممکن است هر روندی نیاز به مکتوب شدن نداشته باشد.
مکتوب کردن روندهای کاری این فرصت را ایجاد می کند که بتوان آن را اصلاح کرد. هدف از اصلاح روان تر کردن گردش کار، کم تر کردن اصطکاک بین مشارکت کنندگان، بالاتر بردن سرعت و کاهش هزینه هاست.

چطوری روندها را بهینه کنیم؟

ابتدا لیستی از تمامی روندهای شرکت یا سازمانتان تهیه کنید. سپس لازم است که روندهای موجود در این لیست را دسته بندی کنید.
برای هر کدام از این روندها، نقطه ی شروع، مشارکت کنندگان، سلسله مراتب انجام وظایف، میانگین زمان انجام وظایف و تعداد مراحل را مشخص کنید. این اطلاعات را درون یک فایل ذخیره کنید.
اگر فلوچارت آن ها را رسم کنید، درک بهتری از آن به دست می آورید که شما را در تصمیم گیری هایتان یاری می کند.
حالا شما اطلاعات مهم درباره روندها را ثبت کرده اید. برای بهینه سازی باید از قدرت تفکرتان استفاده کنید و شروع به حساب و کتاب کنید. تعداد زیادی سوال هست که باید جواب آن ها را بیابید. در زیر چندی از این سوال ها را برایتان آورده ام:


این روند چرا وجود دارد؟ چه مشکلی را حل می کند؟
کدام یک از این مراحل حیاتی اند و کدام ها را می توان حذف کرد؟
چه منابعی برای انجام هر مرحله از این روند لازم است؟
چه کسی یا کسانی بیشترین مسولیت را دارند؟
کدام یک از مراحل بیشترین منابع را مصرف می کند؟
به چه روش های دیگری می توان آن را انجام داد؟
پیدا کردن چاله چوله ها و مهم تر از آن بهترین روش برای پر کردن آن ها بسیار مهم است. جلسه ای برگزار کنید و افرادی که به آن روند مرتبطند یا در آن زمینه تخصص دارند را دعوت و با آن ها مشورت کنید.

ارسال یک دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.