انتقال مسئولیت بدون اصطکاک

در هر سازمان یا شرکتی انتقال مسئولیت به دیگران و اعمال تغییرات در ساختار با چالش‌هایی مواجه است. یکی از این ها مقاومت‌هایی است که از طرف دیگر کارکنان شکل می‌گیرد. چالش مهم دیگر مشخص کردن حد و حدود اختیارات وابسته به این مسئولیت است. در این نوشته درباره ی این موضوع صحبت شده است.

مسئولیت چیست؟

مسئولیت به معنی برعهده داشتن انجام یک کار یا وظیفه و عواقب آن است. اگر این تعریف را در نظر بگیریم مشخص است که داشتن مسئولیت بدون اختیارات لازم برای عملی کردن آن ممکن نیست. به همین خاطر است که این دو مفهوم همیشه با یکدیگر پیوند خورده‌اند.

مسئولیت ها در هر سازمانی متنوع‌اند. وزن آن‌ها نیز براساس تاثیری که بر پیشبرد اهداف شرکت دارند قابل محاسبه است. همه‌ی مسئولیت ها به یک اندازه اهمیت ندارند. آن‌هایی که وزن بیشتری دارند، تعهد بیشتری می‌طلبند. انتخاب فرد مناسب برای سپردن یک مسئولیت نیز مسئله‌ای است که می‌تواند عواقبی را با خود به همراه داشته باشد که باعث ضربه دیدن به شرکت شود. از این رو لازم است که فرایند انتقال یا دادن آن با دقت و ظرافت هوشمندانه‌ای انجام شود.

انتخاب پذیرنده

این که چه زمانی نیاز هست که مسئولیتی را به شخصی سپرده یا آن را به دیگری انتقال دهیم ممکن است ناشی از حالت های مختلفی باشد. شاید مسئول قبلی ترک خدمت کرده است یا از انجام آن عاجز است. شاید این یک مسئولیت جدید است و یا شاید درجه اهمیت آن تغییر کرده است. همین طور تغییر در ساختار می‌تواند دلیلی برای آن باشد.

فرایند واگذاری مسئولیت با درک نیاز برای آن شروع می‌شود. وقتی که این نیاز احساس شد باید خیلی واضح حدود آن مشخص شود و دلایل ضروری بودن آن تعیین شود. این کار می‌تواند نارضایتی‌ها یا هزینه‌هایی را برای شرکت به همراه داشته باشد. پس نباید بدون دلایل کافی به این کار دست زد.

انتخاب بهترین کاندید برای آن قدم بعدی است که باید برداشته شود. در اختیار داشتن لیستی که وظایف و کارهای مربوط به آن مسئولیت، توانایی‌های لازم برای آن و افرادی که مناسب به عهده گرفتن آن هستند در تصمیم گیری کمک زیادی می‌کند. این مرحله‌ی حساسی است چرا که ممکن است فردی که انتخاب می‌شود مناسب‌ترین گزینه برای آن نباشد. پس باید با چشم باز با این قضیه برخورد کرد. فردی که کاندید برعهده گرفتن آن است باید مقبولیت لازم را در بین افراد دخیل در آن داشته باشد و گرنه برای عملی کردن وظایف خود به مشکل بر می‌خورد.

در میان گذاشتن موضوع با دیگر افراد وابسته به آن مسئولیت و بررسی بازخورد آن، موانع را تا حدودی آشکار می‌کند اما باید در نظر داشت که همه‌ی کارکنان در یک جلسه‌ی عمومی نظر خود را بدون سانسور بیان نمی‌کنند.

انتقال مسئولیت

شخصی که برای انجام مسئولیت انتخاب می‌شود باید حق انتخاب یا دست کم ابراز نظر داشته باشد. آیا او خودش را برای این انجام آن مناسب می‌بیند یا نه. پذیرش مسئولیت به منزله‌ی پذیرش تعهد است و تعهد به منزله‌ی پاسخ‌گو بودن در قبال آن است.

شرح مسئولیت و حدود آن باید واضح و عاری از هر ابهامی باشد. روش کنترلی اعمال ان هم باید مشخص باشد. پذیرنده دقیقا باید بداند که این انتخاب چه عواقب و ثمراتی را به همراه دارد. صریح بودن و بیان کردن مشکلات آن مسئولیت با پذیرنده از بروز مشکلات زیادی در آینده جلوگیری می‌کند.

زمانی که کاندید مورد نظرمان با پذیرش آن موافقت می‌کند، باید شرایط را برای انتقال هموار کرد. برگزاری جلسه‌ی معارفه با حضور تمام افراد دخیل در آن و شرح حدود اختیارات مسئول جدید به کارکنان باعث شفافیت در روندها و تغییرات و در نتیجه پیاده سازی بدون اصکاک‌تر می‌شود.

همیشه افرادی هستند که در برابر تغییرات مقاومت می‌کنند. این معمولا به دو دلیل اتفاق می‌افتد. آن افراد احساس می‌کنند که این انتقال مسئولیت به درستی انجام نشده یا این‌که کلا علاقه‌ای به تغییرات مداوم ندارند. نظارت بر پیشرفت و موفقیت این تغییرات در هفته‌های اول به روان تر کردن این فرایند کمک می‌کند.

اختیارات

همانطور که در بالا هم اشاره کردم، دادن مسئولیت بدون در نظر گرفتن اختیارات لازم برای عملی کردن آن، امکان پذیر نیست.

تعیین حدود این اختیارات و سلسله مراتب آن ضروری است. عدم شفافیت در آن به سوء تفاهم و برخوردها دامن می‌زند. اختیارات باید در حد نیاز برای آن باشد، نه کم‌تر و نه بیش‌تر. گاهی اوقات که یک مسئولیت را به کسی واگذار می‌کنیم لازم است که آن را خُرد کرده و قدم به قدم آن را اعمال کنیم تا شرایط برای پذیرش و اعمال آن مساعدتر شود و دیگر افراد کم کم خود را با آن وفق دهند.

در مراحل اولیه لازم است که فردی با تجربه و آشنا به روند انجام وظایف را در کنار مسئول جدید گذاشته تا فرایند روان‌تر انجام شود.

ارسال یک دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.